Behajtási költségátalány könyvelése: tételes útmutató könyvelőknek

A behajtási költségátalány a könyvelőnél két külön történet. Az egyik az ügyfél (hitelező) könyveiben a járó 40 EUR. A másik az iroda saját számlája, ha a kintlévőség-kezelést külön szolgáltatásként adod el. Ezt a kettőt tilos összekeverni.

Ez a cikk az elsőről szól: hogyan jelenik meg a 2016. évi IX. törvény 3. § szerinti tétel a hitelező nyilvántartásában. Az iroda fehér címkés ajánlata: kintlévőség-kezelés könyvelőknek. A jogalap: mikor jár a 40 EUR.

Milyen főkönyvi számra kerül a költségátalány?

A magyar számlatükör nem ír ki egyetlen kötelező sort „40 EUR”-ra. A NAV és az NGM 2016. január 4-i közleménye (az MKVK is közzétette) viszont eldönti a lényeget: a jogosult csak a mérlegkészítés időpontjáig pénzügyileg rendezett behajtási költségátalányt számolja el az egyéb bevételek között; a kért, de be nem folyt tétel sem a jogosult, sem a kötelezett társaságiadó-alapját nem érinti, és a lemondást nem kell könyvelni, mert a díj követelésként nem is szerepelt a könyvekben. A be nem folyt, de kért díjat a 0. számlaosztályban lehet nyilvántartani (T 036 – K 096), beérkezéskor T 38 – K 96. Nincs „két politika”: bevétel akkor van, amikor pénz van.

Ez a 2016-os szabály zárta le a 2013–2015-ös „rémálmot”, amikor a díj kötelező volt, könyvelni kellett, és a Ptk. 6:46. § szerinti elszámolási sorrend (költség, kamat, tőke) minden késve fizetett számla után nyitott tőkerészt és utókövetelést hagyott a mérlegben. A könyvelők akkor ezt joggal panaszolták. Ma a sorrend megengedő: a jogosult eltérhet tőle, és a felszólításon rendelkezhet úgy, hogy a befizetés először a tőkére megy. A Kamatpilóta felszólítása alapból ezt a rendelkezést tartalmazza; a 6:46 sorrend választható.

A Kamatpilóta nem diktál főkönyvi számot. A könyvelői exportban számlánként ott van: tőke, kamat, díj forintban, árfolyam, határidő, érvényesítve/elengedve. Ezt a sort ülteted a ti számlatükrötökre.

Ami tilos: a díjat rátenni az eredeti termék/szolgáltatás nettójára, és áfás számlát stornózni vagy helyesbíteni csak azért, mert 40 EUR-t kértek. A díj nem az eredeti számla része.

Járó vs. fizetendő költségátalány kontírozása

Járó: az ügyfeled hitelező, a vevője késik, a díjat érvényesíti. A kért díj a 0. számlaosztályban nyilvántartott igény; egyéb bevétel a NAV-közlemény szerint csak akkor, amikor pénzügyileg rendeződött. Ha a hitelező csak a tőkét és a kamatot kéri, és közli, hogy további igénye nincs, a díjról való lemondást nem kell könyvelnie.

Fizetendő: az ügyfeled a késő vevő. Ha a szállítója rákérte a 40 EUR-t, és az ügyfeled elismeri, költség (egyéb ráfordítás) és kötelezettség. Sokan ezt is „nem könyvelik”, mert a szállító nem küldött Áfa tv. szerinti számlát. A bizonylat ettől még a felszólítás és az utalás.

A két oldal nem tükör automatikusan: a szállító érvényesíthet, a vevő vitathat. A vita alatt a konzervatív politika a függő tétel.

Mikor kell automatikusan könyvelni, és mikor csak érvényesítéskor?

Addig, amíg senki nem közölte a díjat a vevővel, a járó tétel vitatott minőségű: a törvény alapján fennállhat, de a hitelező hallgatott. Éppen ezért a tiszta pont az érvényesítés: a formális felszólítás vagy az értesítő kelte. Ettől a naptól a díj dokumentált.

A Kamatpilóta a díjat csak akkor teszi a PDF-re, ha a kapcsoló „érvényesítem”, a vevő nem fogyasztó, a késedelem fennáll, az árfolyam megvan, és a jogvesztő határidő nem járt le. A könyvelő ezt a négy feltételt a exportból látja, nem találgat.

Automatikus, éjszakai feladás a főkönyvbe jelenleg nincs. Az iroda a havi kintlévőség-egészség PDF-ből és a táblázatból dolgozik.

Mérlegkészítésig befolyt összeg kezelése (egyéb bevétel)

Ha a díjat a mérleg fordulónapja után, de a mérlegkészítésig megfizetik, a számviteli politika szerint elhatárolás vagy a következő év bevétele. A lényeg: a fordulónapi nyitott díjak listája legyen előállítható. Ez a lista a Kamatpilóta audit-exportja: vevő, számla, díj, határidő, claimable igen/nem.

A tőke leírása nem viszi magával automatikusan a díjat. A díj külön jogcím, külön jogvesztővel. Ha a tőkét elengeditek, döntsetek a díjról is, írásban.

Gyakori könyvelői hibák

• A 40 EUR rátevése az eredeti számlára áfás tételként.
• Egy vevő, sok számla: egyetlen 40 EUR.
• Az MNB-árfolyam „kb. 400”-zal.
• A díj könyvelése akkor is, ha a hitelező soha nem közölte a vevővel.
• A fogyasztói vevőre is rákönyvelt díj.
• Az egyéves határidő figyelmen kívül hagyása, majd meglepetés a következő évben.
• Az iroda saját szolgáltatási díjának és az ügyfél járó 40 EUR-jának összekeverése.

Az iroda felelőssége a számítás helyességéért: a motor MNB-forrást nyomtat, a szabálytábla verziózott, az ügyfél hagyja jóvá a kiadást. Te nem ítélkezel a vevő felett. A GYIK-ben is így van: /gyik.

A beszámoló-szezonban (május 31. előtt) a kérdés nem a 40 EUR esztétikája, hanem a nyitott lista: melyik díjnak jár le a határideje a fordulónap előtt, melyik kamat szakaszolandó július 1. miatt, melyik vevő védett. Ezt a listát az átvilágítás PDF-je és az XLSX adja. A havi „kintlévőség-egészség” az irodai előfizetésen a rendszeres verzió.

Az iroda saját számlája az ügyfél felé Áfa tv. szerinti számla a kintlévőség-szolgáltatásról. Ez nem keverendő a vevőnek menő értesítővel. Két bizonylat, két irány, két áfa-kezelés.

Ha az ügyfél fogyasztói vevőkre is kér felszólítást, a díj sor üresen marad, a kamat 6:48. szerint. A kontírozásnál ne „felejtsd rá” a 40 EUR-t, mert a motor sem tette rá.

Ha az irodád ezt a sort ma kézzel, Wordben csinálja, a könyvelőknek oldal a fehér címkés ajánlat: ügyfelenként havi díj, a felár a tiéd, az első három B2B ügyfélre átvilágítás. A GYIK-ben a felelősség és a NAV-technikai felhasználó is benne van: most CSV vagy Billingo elég a pilótához.